आउटलुक को अधिकतम करने के लिए युक्तियाँ: आउटलुक को कुशलतापूर्वक उपयोग करने के लिए, फ़िल्टर और फ़ोल्डर का उपयोग करके ईमेल व्यवस्थित करें। महत्वपूर्ण ईमेल को प्राथमिकता दें और अनुपयोगी ईमेल को तुरंत हटाएं। कीबोर्ड शॉर्टकट का प्रयोग करें और मीटिंग शेड्यूल करने के लिए कैलेंडर का भरपूर उपयोग करें। अंत में, आउटलुक के नवीनतम संस्करण को अपडेट रखें ताकि आप नवीनतम सुविधाओं का उपयोग कर सकें।
आउटलुक पर काम को आसान बनाने के लिए, कुछ बातों का ध्यान रखें। सबसे पहले, फ़ोल्डर बनाकर ईमेल को व्यवस्थित करें। महत्वपूर्ण ईमेल के लिए नियम सेट करें ताकि वे अपने आप सही जगह पहुँच जाएं। दूसरा, 'टास्क' फीचर का इस्तेमाल करके अपनी जिम्मेदारियों का ट्रैक रखें। रिमाइंडर सेट करें ताकि कोई भी काम छूटे नहीं। तीसरा, मीटिंग्स शेड्यूल करते समय 'शेड्यूलिंग असिस्टेंट' का उपयोग करें, इससे समय बचाने में मदद मिलेगी।
आउटलुक में फोल्डर बनाना बहुत आसान है। इससे आप अपने ईमेल को व्यवस्थित रख सकते हैं। सबसे पहले, आउटलुक खोलें। बाईं ओर, आपको अपनी ईमेल आईडी दिखेगी। उस पर राइट-क्लिक करें। एक मेनू खुलेगा। उसमें 'नया फोल्डर' विकल्प चुनें। अब, अपने नए फोल्डर का नाम लिखें। जैसे 'ज़रूरी दस्तावेज़' या 'परियोजना रिपोर्ट'। नाम लिखने के बाद एंटर दबाएं। आपका नया फोल्डर बन गया! अब आप अपने ईमेल को खींचकर (ड्रैग करके) इस फोल्डर में डाल सकते हैं। इससे आपको ज़रूरी ईमेल ढूंढने में आसानी होगी।
आउटलुक में ईमेल टेम्पलेट बनाना बहुत आसान है। बार-बार भेजे जाने वाले संदेशों के लिए यह कारगर तरीका है। सबसे पहले, एक नया ईमेल लिखें। अपना संदेश टाइप करें। फिर, 'फ़ाइल' पर क्लिक करें, फिर 'इस रूप में सहेजें'। 'प्रकार' में 'आउटलुक टेम्पलेट' चुनें। एक नाम दें और सहेजें। टेम्पलेट इस्तेमाल करने के लिए, 'नई वस्तुएँ' पर जाएँ, फिर 'अधिक आइटम' पर क्लिक करें, और 'फ़ॉर्म चुनें' चुनें। 'यहां देखें' में 'उपयोगकर्ता टेम्पलेट' चुनें। अपना टेम्पलेट चुनें और खोलें। आपका संदेश तैयार है!
आउटलुक में मीटिंग शेड्यूल करना आसान है। 'नया अपॉइंटमेंट' या 'नया मीटिंग' चुनें। विषय, स्थान, और समय भरें। प्रतिभागियों को आमंत्रित करें और विवरण लिखें। फिर भेजें पर क्लिक करें। आपकी मीटिंग शेड्यूल हो गई!
आउटलुक में अटैचमेंट भेजना बेहद आसान है। नया ईमेल खोलें या किसी मौजूदा ईमेल का जवाब दें। "संदेश" विंडो में, "फ़ाइलें संलग्न करें" आइकन पर क्लिक करें (यह आमतौर पर पेपर क्लिप जैसा दिखता है)। अपनी कंप्यूटर फ़ाइलों में से उस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप भेजना चाहते हैं और "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें। अटैचमेंट ईमेल में जुड़ जाएगा। प्राप्तकर्ता को ईमेल भेजने से पहले यह सुनिश्चित कर लें कि फ़ाइल सही है।